LOHNABGABEN | Steuerfreie Weihnachtsfreuden für Mitarbeiter!

Festliche Freuden steuerfrei: Die Weihnachtszeit bietet wieder eine ideale Gelegenheit, um die Mitarbeiter von Unternehmen wertzuschätzen und zu motivieren – und das zudem ohne steuerliche Mehrbelastungen. Nutzen Sie steuerfreie Zuwendungen und gestalten Sie so das Jahresende für Ihre Belegschaft besonders erfreulich. Erfahren Sie hier, wie Sie die bestehenden Begünstigungen im Lohnsteuerrecht optimal ausschöpfen können, um ein Weihnachtslächeln in die Gesichter Ihrer Mitarbeiter zu zaubern.

“Klassische” Weihnachtsgeschenke

Der Steuergesetzgeber hat eine Reihe von Möglichkeiten geschaffen, die es Unternehmen erlauben, ihren Mitarbeitern neben steuerpflichtigem Arbeitslohn auch Vorteile zuzuwenden, für die keine Lohnabgaben abzuführen sind (Steuerbefreiungen gemäß § 3 EStG). Nachdem sich das Jahr zu Ende neigt und schon bald das Christkind vor der Türe steht, seien in diesem Zusammenhang speziell die Begünstigungen für Betriebsveranstaltungen und Geschenke in Erinnerung gerufen, die vor allem in dieser Jahreszeit der Belegschaft zugewendet werden können:

• Steuerfrei sind geldwerte Vorteile aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen bis EUR 365,00 (z.B. Weihnachtsfeiern) und dabei empfangene
• Sachzuwendungen bis zu EUR 186,00 (z.B. Weihnachtsgeschenke in Form von Gutscheinen, Geschenkmünzen, Autobahnvignetten o.ä.; nicht jedoch Bargeld!).

Die Begünstigungen gelten pro Mitarbeiter und Jahr; sie sind daher gegebenenfalls auch auf mehrere Veranstaltungen in einem Kalenderjahr aufteilbar. Ergänzend möchten wir darauf hinweisen, dass die steuerfreie Übergabe von Weihnachtsgeschenken (Sachzuwendungen bis zu EUR 186,00) auch ohne Abhaltung einer besonderen Betriebsfeier möglich ist, zumal die Verteilung der Weihnachtsgeschenke selbst als “Betriebsveranstaltung” angesehen werden kann.

Es sei auch noch angemerkt, dass es – schon seit Jahren – keine inflationsbedingte Anpassung dieser Beträge gibt. Die betraglichen Grenzen iHv EUR 365,00 bzw EUR 186,00 fanden bereits mit dem Budgetbegleitgesetz 2007 Eingang in das Gesetz (§ 3 Abs 1 Z 14 EStG) bzw galten bereits davor, als in der gesetzlichen Regelung noch von einem „angemessenen Betrag“ die Rede war, als langjährig angewandte Verwaltungspraxis. Angesichts der aktuellen Budgetsituation darf jedoch bezweifelt werden, dass uns der Steuergesetzgeber alsbald eine angemessene Erhöhung dieser Grenzen bescheren wird.

Weitere lohnsteuerbegünstigte Zuwendungen

Es stehen aber alljährlich auch noch weitere Steuerbegünstigungen für Mitarbeiter zur Verfügung:

• Zukunftssicherungsmaßnahmen bis zu EUR 300,00 jährlich pro Arbeitnehmer (z.B. Versicherungsschutz für Krankheit, Invalidität, Alter, Tod);
• Zuschüsse für die Betreuung von Kindern bis EUR 2.000,00 pro Jahr und Kind (Zuschüsse an begünstigte Kinderbetreuungseinrichtungen, für Kinder vor Vollendung des 14. Lebensjahres – Betrag und Altersgrenze wurden durch das PrAG 2024 von vormals EUR 1.000,00 und Vollendung des 10. Lebensjahres entsprechend ausgeweitet; NEU ist weiters, dass nunmehr auch ein Kostenersatz des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer [gegen Vorlage der Rechnung, die zum Lohnkonto zu nehmen ist] steuerfrei abgerechnet werden kann).
• Freie Mahlzeiten am Arbeitsplatz oder Essensgutscheine zur Konsumation in nahe gelegenen Gaststätten bis EUR 8,00 pro Arbeitstag; dabei ist jedoch zu beachten, dass die Begünstigung für arbeitsfreie Tage (Urlaub etc.) nicht gilt.
• Unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Kapitalanteilen am Unternehmen des Arbeitgebers, an verbundenen Konzerngesellschaften, an im Rahmen eines Sektors gesellschaftsrechtlich verbundenen Unternehmen oder an Unternehmen im einem Haftungsverbund gem. § 30 Abs 2a BWG bis EUR 3.000,00 p.a. sowie die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Aktien an solchen Unternehmen durch Mitarbeiterbeteiligungsstiftungen bis EUR 4.500,00 p.a.

Gruppenkriterium: Gemeinsame Voraussetzung für die obigen Begünstigungen ist, dass der Arbeitgeber die Vorteile grundsätzlich allen Arbeitnehmern oder nach sachlichen (betriebsbezogenen) Kriterien abgegrenzten Arbeitnehmergruppen gewähren muss (z.B. allen Angestellten, allen Außendienstmitarbeitern). Nicht erlaubt ist idR hingegen eine Differenzierung nach sozialen Merkmalen (z.B. nur Arbeitnehmer mit Kindern / mit bestimmtem Alter) oder nach der unternehmensrechtlichen Stellung (z.B. Geschäftsführer, Prokuristen).

Beim Arbeitgeber liegen abzugsfähige Betriebsausgaben vor, bei den Arbeitnehmern ist für diese Vorteile aus dem Dienstverhältnis hingegen keine Lohnsteuer einzubehalten. Der Arbeitgeber hat für diese Sachzuwendungen auch keine Lohnnebenabgaben zu entrichten (Befreiung auch für DB/DZ und Kommunalsteuer). Die steuerbegünstigten Vorteilszuwendungen sind zudem auch vom sozialversicherungsrechtlichen Entgeltbegriff ausgenommen, sodass darauf auch keine SV-Beiträge anfallen.

Öffi-Tickets

Als besonderes Präsent können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern auch ein gemäß § 26 Z 5 lit b EStG steuerfreies Öffi-Ticket unter den Christbaum legen (Zurverfügungstellung einer Wochen-, Monats- oder Jahreskarte für ein Massenbeförderungsmittel, sofern zumindest auch am Wohn- oder Arbeitsort gültig; gilt unabhängig von der Ticketart, z.B. Netzkarte, wie Klimaticket, Wiener Jahreskarte etc. oder Streckenkarte, ausgenommen Einzelfahrscheine oder Tageskarten). Alternativ ist auch ein steuerfreier Kostenersatz für vom Arbeitnehmer vorfinanzierte Tickets möglich, sofern dieser nicht anstelle des bisher gezahlten Arbeitslohns oder einer üblichen Lohnerhöhung gewährt wird.

Der steuerfreie Vorteil gilt unabhängig davon, ob das Ticket nur beruflich oder auch privat genutzt wird. Der Mitarbeiter kann also das Öffi-Ticket uneingeschränkt auch für private Fahrten verwenden.

Wir weisen jedoch darauf hin, dass die diesbezüglich vom Arbeitgeber getragenen Kosten ein allfällig zustehendes Pendlerpauschale des Arbeitnehmers kürzen. Nutzt der Arbeitnehmer das Ticket für Dienstreisen, dürfen für vom Ticket umfasste Strecken zudem keine zusätzlichen steuerfreien Fahrtkostenvergütungen abgerechnet werden.

Die Zurverfügungstellung derartiger Tickets ist nicht nur lohnsteuerfrei, sondern es fallen darüber hinaus auch keine SV-Beiträge oder Lohnnebenabgaben an (dh Befreiung auch für DB/DZ und Kommunalsteuer).

Anders als bei den o.a. lohnsteuerbegünstigten Zuwendungen gilt es für die steuerfreie Zurverfügungstellung von Öffi-Tickets kein Gruppenmerkmal zu beachten. Dem Arbeitgeber steht es daher völlig frei, ob und welchen Arbeitnehmern er ein Öffi-Ticket gewährt.

Steuerfreie Gewinnbeteiligungen

Es besteht gemäß § 3 Abs 1 Z 35 EStG die Möglichkeit, Mitarbeitern eine steuerfreie Gewinnbeteiligung (Freibetrag) von bis zu EUR 3.000,00 pro Jahr zukommen zu lassen. Zu deren Inanspruchnahme sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

• Die Zuwendungen müssen im „Vorjahresergebnis“ des Arbeitgebers Deckung finden. Steuerpflichtige, welche der Rechnungslegungspflicht gem. § 189 UGB oder anderer bundesgesetzlich geregelter Vorschriften zur Rechnungslegung unterliegen und Einkünfte aus Gewerbebetrieb erzielen („§ 5-Ermittler“), haben diesbezüglich auf das Ergebnis vor Zinsen und Steuern (EBIT) des im letzten Kalenderjahr endenden Wirtschaftsjahres abzustellen. Insoweit das Arbeitgeberunternehmen über kein ausreichend hohes EBIT aus der Vorperiode verfügt, können Zahlungen an die Mitarbeiter nicht lohnsteuerfrei erfolgen. Konzerngesellschaften können alternativ auch auf das Konzern-EBIT abstellen. Dieses Wahlrecht ist jedoch ggfs für alle Konzerngesellschaften einheitlich auszuüben. Entgelte von dritter Seite (z.B. von der Konzernmutter) an Arbeitnehmer (z.B. einer Konzerntochter) sind jedoch nicht begünstigt. Unternehmen, die ausschließlich nach steuerlichen Werten bilanzieren („§ 4 Abs 1-Ermittler“), können auf die steuerbilanziellen Werte abstellen. Für Unternehmer, die bloß eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellen („§ 4 Abs 3-Ermittler“) ist für die Deckelung der steuerliche Vorjahresgewinn maßgeblich.
• Derartige Zuwendungen dürfen nicht anstelle des bisher bezahlten Arbeitsentgelts oder einer üblichen Lohn- bzw. Gehaltserhöhung bezahlt werden.
• Die Zahlung darf zudem nicht aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift gem. § 68 Abs 5 Z 1 bis 6 EStG erfolgen.
• Das Gruppenmerkmal (siehe oben) muss erfüllt sein.

Sozialversicherungsrechtlich ist für die Gewährung von Mitarbeitergewinnbeteiligungen jedoch keine Befreiung vorgesehen. Die lohnsteuerliche Begünstigungsgrenze von EUR 3.000,00 bezieht sich entsprechend auf den Bruttobetrag der Gewinnbeteiligung ohne Abzug darauf entfallender Dienstnehmeranteile zu den Sozialversicherungsbeiträgen. Eine Befreiung von den Lohnnebenkosten ist ebenso wenig vorgesehen, der Arbeitgeber hat auf gewährte Mitarbeitergewinnbeteiligungen somit auch DB, DZ und Kommunalsteuer zu entrichten.

Steuerfreie Mitarbeiterprämien

Mit dem Start-Up-Förderungsgesetz wurde die steuerfreie Mitarbeiterprämie als Nachfolgeregelung für die bereits aus den Jahren 2022 und 2023 bekannte “Teuerungsprämie” gemäß § 124b Z 408 EStG eingeführt. Auch die nunmehrige “Mitarbeiterprämie” ist gemäß § 124b Z 447 EStG zeitlich begrenzt und kann nach derzeitiger Rechtslage nur für entsprechende Zulagen und Bonuszahlungen im Jahr 2024 geltend gemacht werden. Auch wenn der Terminus in “Mitarbeiterprämie” geändert wurde, ist der Grund für deren Einführung weiterhin im Zusammenhang mit der Teuerung zu sehen. Anders als die oa Mitarbeitergewinnbeteiligung besteht für die Mitarbeiterprämie auch keine Sozialversicherungspflicht (analog zur vormaligen Teuerungsprämie). Auch sind hierfür vom Arbeitgeber keine Lohnnebenkosten zu entrichten. Die Auszahlung erfolgt also „brutto für netto“ und ist daher für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber gleichermaßen attraktiv.

Kommt sowohl eine Mitarbeitergewinnbeteiligung gemäß § 3 Abs 1 Z 35 EStG (siehe oben) als auch eine Mitarbeiterprämie nach § 124b Z 447 EStG zur Auszahlung, sind diese nur insoweit steuerfrei, als ein Gesamtbetrag von EUR 3.000,00 p.a. nicht überschritten wird. Da für eine steuerfreie Abrechnung beider Begünstigungen also nur ein „einheitlicher Topf“ zur Verfügung steht, ist die Auszahlung bzw Forcierung einer Mitarbeiterprämie (aufgrund der zusätzlichen SV- und LNK-Befreiung) aus Sicht der Abgabenbelastung entsprechend vorteilhafter.

Ein wesentlicher Unterschied gegenüber der vormaligen Teuerungsprämie besteht darin, dass die steuerfreie Auszahlung der Mitarbeiterprämie nur dann möglich ist, wenn die gesamte Zahlung aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift gemäß § 68 Abs 5 Z 5 oder 6 EStG erfolgt.

Die steuerfreie Auszahlung der Mitarbeiterprämie setzt demnach die Erfüllung folgender Bedingungen voraus:

• Die steuerfreie Auszahlung der Mitarbeiterprämie (auch gestaffelt oder monatlich) ist auf einen maximalen Betrag von EUR 3.000 pro Jahr begrenzt.
• Die Zahlung der Mitarbeiterprämie muss auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen basieren:
  • kollektivvertragliche Regelung oder
  • Betriebsvereinbarung oder
  • mit allen Arbeitnehmern getroffene Vereinbarung, sofern kein Betriebsrat besteht.
• Die Mitarbeiterprämie muss (wie zuvor auch die Teuerungsprämie) als zusätzliche Zahlung erfolgen, die üblicherweise bisher nicht gewährt wurde, dh die Prämie darf nicht bestehende wiederkehrende Leistungen ersetzen oder mit diesen verrechnet werden. Wiederkehrende Bonuszahlungen oder Zielerreichungsprämien, die bereits bisher als Teil des Entgelts gewährt wurden, können daher NICHT als Mitarbeiterprämie deklariert werden. Allerdings gilt:
  • Corona- oder Teuerungsprämien der letzten Jahre gelten jedoch NICHT als Zahlungen, welche bislang üblicherweise gewährt wurden, und hindern daher die steuerfreie Auszahlung einer Mitarbeiterprämie nicht.
  • Mit dem AbgÄG 2024 wurde nachträglich noch eine wichtige Ergänzung kodifiziert, wonach eine befristete Mitarbeiterprämie, die anstelle einer Lohnerhöhung bezahlt wird und die für die Berechnung zukünftiger kollektivvertraglicher Mindestgehälter herangezogen wird, ebenfalls als zusätzliche Zahlung gilt.

Neben einer kollektivvertraglichen Regelung kommt für die Inanspruchnahme auch eine Betriebsvereinbarung in Betracht. Bei einer derartigen innerbetrieblichen Regelung ist darauf zu achten, dass die gewährte Mitarbeiterprämie allen Arbeitnehmern oder bestimmten Gruppen von Arbeitnehmern zugute kommt. Eine allfällige Gruppenbildung hat dabei grundsätzlich sachlich begründet und in der Regel betriebsbezogen zu erfolgen. Nach der Judikatur des VwGH hängt die sachliche Begründetheit aber im Einzelfall von der Art des Vorteils und dem Zweck der Steuerfreiheit ab (VwGH 27. 7. 2016, 2013/13/0069). Nachdem die Teuerung die verschiedenen Arbeitnehmer je nach deren familiären und sozialen Verhältnissen unterschiedlich trifft, dürfen für die Bildung einer steuerlich anerkannten Gruppe hier auch soziale Kriterien herangezogen werden (zB gruppenweise Staffelung nach Familienstand und/oder Anzahl etwaiger Kinder). Diese Kriterien sind jedoch objektiv nachvollziehbar darzustellen. Kann mangels eines Betriebsrats keine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden, besteht gem. § 124b Z 447 lit a EStG die Möglichkeit, die Steuerfreiheit auch mittels vertraglicher Vereinbarung für alle Arbeitnehmer herzustellen.

Innerhalb aller Arbeitnehmer oder einer Gruppe von Arbeitnehmern kann die Höhe der Mitarbeiterprämien auch nach objektiven Merkmalen unterschiedlich gestaffelt sein. Es spricht daher nichts dagegen, den Prämienbezug für eine Teilzeitkraft in Relation zu Vollzeitbeschäftigten aliquot zu kürzen. Umgekehrt stellte das BMF aber bereits zur früheren Teuerungsprämie klar, dass eine Aliquotierung NICHT zwingend geboten ist und Teilzeitkräften somit auch die gleiche Prämienhöhe gewährt werden kann wie Vollzeitkräften.

Wer seinen Arbeitnehmern für das Jahr 2024 bislang noch keine Mitarbeiterprämie zukommen hat lassen, kann diese immer noch “als Weihnachtsgeschenk unter den Christbaum legen”, indem eine solche Prämie spätestens bis zum Jahresende zur Auszahlung gelangt. In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass auch eine Gewährung in Form von Gutscheinen gestattet ist. Eine Erfassung am Lohnkonto bzw. Lohnzettel ist auch in diesem Fall erforderlich.

FAZIT

Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern (neben “klassischen” Weihnachtsgeschenken) eine besondere Freude bereiten möchten, legen dafür am besten eine Mitarbeiterprämie unter den Christbaum. Diese kann nämlich lohnsteuer-, sozialversicherungs- und lohnnebenkostenfrei abgerechnet werden. Insgesamt können unter diesem Titel EUR 3.000,00 p.a. ausbezahlt werden, sofern eine lohngestaltende Vorschrift dies vorsieht. Da die bestehende Regelung jedoch mit Jahresende ausläuft, muss eine diesbezügliche Zahlung bis spätestens 31.12.2024 erfolgen.

ICON Wirtschaftstreuhand GmbH – Erscheinungsdatum: Mo 25. Nov. 2024

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