Fahrtkostenersatz – Kilometergeld – Neuerungen beim Sachbezug ab 2025

Mit dem Progressionsabgeltungsgesetz 2025 (PrAG 2025) wurde das letzte Drittel der Progressionsabgeltung legistisch verteilt. Dies schlägt sich ua in diversen Verordnungen nieder, die nunmehr im BGBl kundgemacht wurden und mit 2025 in Kraft treten. Zudem wurde die Sachbezugswerteverordnung novelliert.

  1. Progressionsabgeltung

Mit dem PrAG 2025 wurde das letzte Drittel der kalten Progressionswirkung mit 651 Mio Euro als Entlastung auf den Weg gebracht. Neben einer neuerlichen Anpassung der Tarifstufen und Absetzbeträge erfolgte zB auch eine Anhebung der Tages- und Nächtigungsgelder sowie der Kilometergelder. Einige Maßnahmen wurden kürzlich mit Verordnungen umgesetzt.

 

  1. Fahrtkostenersatzverordnung (BGBl II 2024/288)

Ein pauschaler Fahrtkostenersatz – bei Nutzung von öffentlichen Verkehrs-mittel – ist dann möglich, wenn nicht die tatsächlichen Aufwendungen vom Arbeitgeber ersetzt werden. Die Fahrtkostenersatzverordnung basiert auf § 16 Abs 1 Z 12 EStG iVm § 26 Z 4 lit f EStG und bestimmt, wie der pauschale Fahrtkostenersatz abgewickelt werden soll. Der pauschalierte Fahrtkostenersatz kann entweder in der Höhe des Beförderungszuschusses gemäß § 7 Abs 5 Reisegebührenvorschrift (RGV) oder durch Ansatz der fiktiven Kosten für das günstigste Massenbeförderungsmittel gewährt werden. Aus § 7 Abs 5 RGV ergeben sich folgende pauschalierten Beträge (Beförderungszuschuss):

  • Für die ersten 50 km pro Fahrt: 0,50 Euro pro km,
  • für die weiteren 250 km pro Fahrt: 0,20 Euro pro km,
  • für jeden weiteren km pro Fahrt: 0,10 Euro pro Fahrt;
  • maximaler Fahrtkostenersatz pro Fahrt: 109 Euro,
  • maximaler Fahrtkostenersatz pro Jahr: 2.450 Euro.

Der pauschale Fahrtkostenersatz stellt eine nicht steuerbare Berücksichtigung der Aufwendungen dar und ist mit 2.450 Euro pro Jahr begrenzt.

Wie beim Telearbeitspauschale (§ 26 Z 9 EStG) ist die steuerrechtliche Begünstigung noch kein Präjudiz für arbeitsrechtliche Ansprüche. Somit kann der Arbeitnehmer auch die erhöhten Fahrtkostenersätze als Differenzwerbungskosten in seiner Steuererklärung geltend machen.

In der Verordnung wird weiters festgehalten, dass auch bei beruflicher Nutzung einer Fahrkarte für ein Massenbeförderungsmittel (zB Netzkarten oder Klimaticket) Werbungskosten vorliegen und nicht steuerbare Aufwandersätze möglich sind. Der Nachweis der beruflichen Nutzung hat durch entsprechende Aufzeichnungen zu erfolgen, die eine verlässliche Beurteilung ermöglichen. Hier könnte man etwa an ein Fahrtenbuch denken, das Datum, Abfahrt, Ankunft, Kilometer und Zweck der Reise beinhaltet. Obwohl das Dokumentationserfordernis lediglich explizit im Fall der Nutzung einer privaten Fahrkarte und der Geltendmachung von pauschalierten Fahrtkostenersätzen als Werbungskosten genannt ist, wird der Arbeitgeber gut beraten sein, Aufzeichnungen zu führen, die eine berechtigte nicht steuerbare Auszahlung dokumentieren können.

Bemerkenswert erscheint, dass der pauschalierte Fahrtkostenersatz nur für nichtselbständige Einkünfte vorgesehen ist. Eine gleichartig großzügige Regelung für betriebliche Einkünfte, wie sie das PrAG 2025 in § 16 Abs 1 Z 12 EStG vorsieht, fehlt.

 

  1. Kilometergeldverordnung (BGBl II 2024/289)

Auch für die pauschale Berücksichtigung der Nutzung eines Kfz oder Fahrrades im beruflichen und betrieblichen Bereich besteht eine Verordnungsermächtigung. Die Kilometergeldverordnung verweist dabei auf die Kilometergelder für PKW, Motorräder, Motorfahrräder und Fahrräder nach der RGV.

  • Für PKW, Kombis und Motor(fahr)räder beträgt das Kilometergeld 0,50 Euro pro km,
  • Mitfahrer werden mit je 0,15 Euro berücksichtigt.
  • Auch für Fahrräder sind 0,50 Euro pro km vorgesehen,
  • für Fußstrecken 0,38 Euro pro km.

Interessant erscheint, dass nach § 4 Abs 4 Z 6 und § 16 Abs 1 Z 11 EStG lediglich Kilometergelder für Kfz, Krafträder und Fahrräder umfasst sind. Eine entsprechende Aussage für Fußwege fehlt im EStG, und zwar sowohl im betrieblichen als auch im beruflichen Bereich.

Der Nachweis für beruflich oder betrieblich geltend gemachte Kilometergelder hat durch ein Fahrtenbuch oder andere Aufzeichnungen zu erfolgen, die eine verlässliche Beurteilung ermöglichen. Die Aufzeichnungen müssen sicherstellen, dass nachträgliche Änderungen, Streichungen und Ergänzungen entweder technisch ausgeschlossen oder klar nachvollziehbar sind.

Von einem Fahrtenbuch werden nunmehr folgenden Mindestinhalte gefordert:

  • Datum,
  • Kilometerstand,
  • Anzahl der betrieblich/beruflich zurückgelegten Tageskilometer,
  • Ausgangs- und Zielpunkt,
  • Zweck der Fahrt.

Wenig überraschend entsprechen die in der Verordnung genannten, vom Kilometergeld abgedeckten Kosten weitestgehend der Aufzählung in Rz 372 LStR:

  • Absetzung für Abnutzung,
  • Treibstoff und Öl,
  • Service- und Reparaturkosten aufgrund des laufenden Betriebes,
  • Zusatzausrüstungen,
  • Steuern und Gebühren,
  • Versicherungen,
  • Mitgliedsbeiträge bei Autofahrerklubs,
  • Finanzierungskosten.

Klargestellt wird weiters, dass eine parallele Berücksichtigung mit pauschaliertem Kilometergeld und einem im Betriebsvermögen befindlichen Wirtschaftsgut nicht möglich ist. Grundsätzlich ist die Geltendmachung von Kilometergeld im Ausmaß von 30.000 km pro Jahr begrenzt, für Fahrräder beträgt die Grenze 3.000 km pro Jahr. Für Fußgänger beträgt die neue Untergrenze 1 km.

 

  1. Änderung der Sachbezugswerteverordnung (BGBl II 2024/290)

Der Vollständigkeit halber soll auch die jüngst erfolgte Novelle des § 2 Abs 7a Sachbezugswerteverordnung zu arbeitsplatznahen Unterkünften genannt werden. Bis zu einer Größe von 35m2 wird kein Sachbezug festgesetzt. Die Abschlagsregelung wird ebenso angepasst: Bei einer Wohnungsgröße von mehr als 35m2 bis maximal 45 m2 (bisher: mehr als 30 m2 bis maximal 40 m2) beträgt die Verminderung (unverändert) 35 %.

Bei Nutzung von Wohneinheiten durch mehrere Arbeitnehmer ist die Wohnfläche durch die Anzahl der Arbeitnehmer aufzuteilen, um die relevanten Quadratmeterflächen für obige Zwecke zu ermitteln.

 

Erscheinungsdatum: Do 21. Nov. 2024

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